Al emigrar son muchos los trámites que debemos hacer, bien sea para gestionar nuestra residencia, contraer matrimonio y hasta solicitar la nacionalidad española. Y como muchos sabemos, solicitar documentos venezolanos no es un proceso rápido, y muchas veces confuso.

Sin contar con que además de solicitar los documentos, deben ser legalizados y apostillados para que sean válidos internacionalmente. Así que en este artículo te detallo todo el proceso para gestionar, legalizar y apostillar tus documentos venezolanos.

📑 Documentos que podrías requerir para trámites en el extranjero

Organismos por los cuales deberá pasar un documento para tener validez en el extranjero.

🗂 Detalle de los organismos donde se realizan los trámites

​​➡️ Servicio Autónomo de Registros y Notarías (SAREN)

La emisión y legalización de documentos civiles se hace mediante el SAREN (​​Servicio Autónomo de Registros y Notarías) y opera en las oficinas de los Registros, es un organismo dependiente del Ministerio del Poder Popular para las Relaciones Interiores, Justicia y Paz (MPPRIJP).

Otros servicios que se realizan:

Protocolización:

  • Registro de Títulos y copias certificadas de títulos universitarios y acta de grado.
  • Registro de sentencia de Divorcios.

Notas al margen:

  • Sentencia de adopción, impugnación de paternidad, inquisición de paternidad).
  • Reconocimiento posterior.
  • Renuncia de nacionalidad.
  • Recuperación de nacionalidad.
  • Sentencia de divorcio.
  • Exequátur.
  • Legitimación por consiguiente de matrimonio.
  • Modificación de títulos universitarios.
  • Actas (matrimonio, nacimiento, defunción, inserción, inmobiliarias).

➡️ Gestión de Trámites Universitarios (GTU)

La gestión de trámites universitarios (GTU), es un servicio de validación (Legalización Nacional) de documentos universitarios.

El trámite se realiza con cita previa en este enlace.

Debes tener en cuenta, que la página solo está disponible como máximo 2 veces al mes, la mayoría de veces se encuentra disponible entre los primeros 15 días de cada mes.

Nuestra recomendación, es que tengas mucha paciencia e ingreses diariamente a la página para comprobar si ya se encuentra operativa.

En el GTU se pueden legalizar todos los documentos relacionados con estudios superiores, siendo los más frecuentes:

  • Pénsum de estudios (Debe estar debidamente firmado y sellado por el rector de la universidad).
  • Título Pergamino (Título emitido por la universidad donde cursaste estudios superiores).
  • Fondo Negro del título.
  • Constancia de Egreso.
  • Certificado de Calificaciones, etc.

Todos los documentos deben estar firmados y sellados por la universidad o instituto. Asimismo, deben poseer los timbres fiscales correspondientes.

➡️ Zona Educativa (ME)

La zona educativa, es un ente gubernamental dependiente del Ministerio del Poder Popular para la Educación (MPPE), y a su vez, del ejecutivo nacional. 

Dependiendo de la sede tendrás que solicitar o no, una cita por internet.

En la zona educativa se pueden legalizar todos los documentos relacionados con estudios de educación básica y educación media (Bachiller o técnico medio) como:

  • Título de Bachiller y Notas certificadas.
  • Copia certificada de registro de título de Bachiller (Solo cuando se ha extraviado o perdido el título original).
  • Título de técnico medio.
  • Certificado de educación primaria (Comprueba que una persona culminó los estudios de educación básica).
  • Constancia de prosecución en el nivel de educación inicial (Para continuar estudios de educación primaria en el extranjero).
  • Constancia de prosecución en el nivel de educación Básica (Para continuar estudios de educación primaria en el extranjero).
  • Carta de buena conducta.
  • Entre Otros

➡️ Ministerio de Justicia (MPPRIJP)

El certificado de antecedentes penales, se solicita en el Ministerio del Poder Popular para relaciones interiores, Justicia y Paz (MPPRIJP).

Este organismo se encarga de supervisar las políticas públicas, las cuales tienen relación directa con la seguridad ciudadana, el SAIME (Identificación) y el SAREN (Notarías a nivel nacional).

En este organismo se solicita el certificado de antecedentes penales netamente digital, lo cual lo convierte en un documento muy fácil de solicitar y apostillar.

➡️ Ministerio de relaciones exteriores (MPPRE)

A diferencia de la legalización (nacional) donde se puede realizar según el tipo de documento en un organismo u otro, para legalizar y/o apostillar un documento para el extranjero sólo se puede hacer en un organismo, y es MPPRE (Ministerio del poder popular para relaciones exteriores) que al día de hoy (marzo de 2022) mientras escribo este artículo esto se puede hacer:

  • Directamente en las oficinas designadas del MPPRE en Venezuela
  • Algunos consulados de Venezuela en el exterior

La apostilla es para aquellos países signatarios del XII convenio de la Haya, ver listado de países con el convenio por lo que una pregunta muy frecuente es si apostilla por ejemplo para Argentina el documento será válido para España? y sí, porque la apostilla es una sola, es general.

Ahora bien, muy diferente es el caso para aquellos países sin convenio, donde se deberá hacer una legalización (antes se llamaba cancillería) y esta legalización sí que es única para cada país, por lo que si legalizas para Canadá no te será válida esta legalización para otro país como por ejemplo Jamaica.

[bctt tweet=»Si tu documento se encuentra apostillado bajo el Convenio de la Haya podrá ser utilizado en cualquiera de los países pertenecientes al mismo 👀» username=»legalizados_»]

Otro aspecto a tomar en cuenta es que si bien cuando ingresamos al portal del MPPRE indica “apostilla electrónica” al día de hoy el único documento que tiene apostilla electrónica son los antecedentes penales.

🖥 Proceso para obtener cada documento legalizado (nacional)

Esta primera parte la vamos a dividir en tres procesos:

  • Solicitud
  • Legalización

Que son diferentes según el documento.

  • Apostilla 

Que es el mismo proceso para todos.

➡️ Documentos civiles

  • Acta de nacimiento.
  • Acta de matrimonio.
  • Acta de defunción.
  • Sentencia de divorcio.
  • Carta de soltería.
  • Unión estable de hecho.

▸ PASO 1. Solicitar el documento

Si no cuentas con un documento en perfecto estado, debes hacer la solicitud del mismo y esto se se solicita en el Registro Civil donde fue presentado, como también en los registros principales de cada estado a nivel nacional, ya que poseen (o deberían poseer) una copia de todos los libros.

Forma de atención:

Cada registro funciona de una manera diferente, algunos es con previa cita y otros sin la misma, lo más frecuente es que sea sin cita pero deberás acudir muy temprano porque entregan pocos números por día. Lo mejor que puedes hacer, es acudir al registro principal, y preguntar si en dicho registro, el método de atención es por orden de llegada, o por citas previamente solicitadas en el sistema. 

Si la atención es mediante cita previa, la cita la realizas directamente en este enlace: << Hacer cita >> 

Información importante, a la cita podrá acudir un amigo/familiar o apoderado por ti, si por ejemplo vas a realizar la cita para tu amigo/familiar es importante que la cita esté a su nombre, ya que la web del SAREN lo expresa .

“La asignación de la cita electrónica es intransferible, el titular de esta solicitud es quien debe dirigirse a la oficina que le corresponda la cita, de lo contrario no será válida”

Particularmente recomiendo ir con una copia antigua del documento (si la tienes) para facilitar la búsqueda, de lo contrario deberás contar con al menos la siguiente información:

  • Año en que fue registrado el nacido, el matrimonio o la defunción.
  • Número de Acta.
  • Nombre completo de la persona (caso nacimiento) o personas si es relativo a unión.
  • Número De Folio.

Honorarios:

Normalmente es gratuito, pero dependerá del registro, muchas veces solo piden que pagues por la copia del libro, o dependiendo del registro, debes llevar incluso 2 hojas blanca tipo oficio para fotocopiarlo. (Usualmente dinero en efectivo).

NOTA en el caso de las actas de nacimiento:

Aunque ya cuentes con un documento en perfecto estado yo particularmente siempre recomiendo solicitar la copia certificada, que es una copia fiel y exacta del libro que reposa en el Registro principal (SAREN) del estado. Es decir; es una copia legalizada por defecto. 

Solicitar una copia certificada de la partida de nacimiento, reduce el proceso de legalización, a solo tener que pedir la cita y asistir a la misma con los requisitos antes mencionados.

▸ PASO 2. Legalizar

La cita la realizas directamente en este enlace: << Hacer cita >> en el apartado LEGALIZACIÓN y recuerda nuevamente que: a la cita podrá acudir un amigo/familiar o apoderado por ti pero la cita deberá estar a su nombre.

Requisitos para la legalización:

  • Original del documento en buen estado (en caso de que tú lleves el documento) o en su defecto los datos del documento.
  • 2 copias de la cita impresa emitida por el sistema.
  • 1 o 2 hojas blancas tipo oficio por cada partida de nacimiento (Esto varía según la sede).
  • Poder notariado para que terceros realicen el trámite a tu nombre (No obligatorio, en nuestro caso nuestros gestores en Venezuela pueden hacer los trámites sin el poder).
  • La planilla única bancaria (PUB) y la copia de la misma.

En el SAREN te darán la Planilla única Bancaria (PUB) con la cual tendrás que pagar el servicio en el Banco (Por ningún motivo puedes perder está planilla, porque luego no podrás apostillar la partida de nacimiento).

Honorarios:

    • Copias certificadas de Actas de Nacimiento: Si es un solo folio (Una sola hoja) tiene un costo de 0,05 petros y si tiene más folios debes pagar 0.01 petros por cada folio.
    • Legalizaciones: Las legalizaciones de: Actas de nacimiento, actas de defunción, cartas de soltería o uniones estables de hecho tienen un costo de 0.02 petros.

¿Qué es la planilla Única Bancaria (PUB)?

Es una planilla emitida por el SAREN cuando acudes a la cita de legalización, es única e intransferible para cada documento, ya que posee un número, mejor conocido como “Número de Planilla”, el cual necesitas para solicitar la cita de apostilla en el MPPRE, así como también, información relacionada con el monto a pagar por el trámite que se realizó.

Cuando te la entregan, debes ir al banco a realizar el depósito correspondiente (En algunos casos, las oficinas SAREN cuentan con punto de venta electrónico para cancelar el trámite).

Luego, debes consignar el comprobante de pago junto con la planilla. Para finalmente volver al SAREN, a retirar tus documentos legalizados en el periodo de tiempo que te indiquen.

➡️ Documentos Educación Superior (pública o privada) 

▸ PASO 1. Solicitar el o los documentos

Primero debes ir a la universidad donde cursaste tus estudios superiores, para solicitar los documentos, ya sea los título, Notas, Pénsum o Programas de estudio, y además debes verificar que estén firmados y sellados por el rector de la universidad.

En el caso particular del título universitario, debes solicitar una certificación actualizada del mismo, debe estar firmada por la máxima autoridad y debe poseer sellos húmedos de la universidad.

▸ PASO 2. Certificar el título en el Registro

El título deberá estar registrado en el Registro Principal (SAREN) de donde fue emitido dicho documento, puedes acercarte a la sede más cercana a tu domicilio, para que preguntes el precio y los requisitos que necesitas para realizar este trámite.

▸ PASO 3. Legalizar

NOTA: Desde el 11 de febrero del 2019, todo título emitido por universidades o institutos privados deben ser legalizados en el GTU.

A este proceso también se le conoce como refrendar y para poder legalizar a través del GTU, necesitas obligatoriamente solicitar una cita y es, de todo el proceso, el paso más complicado porque solo abren pocas citas al mes.

Lo otro que debes tomar en cuenta, es que la legalización de documentos universitarios, se hace únicamente de manera presencial, en las sedes del GTU en Caracas.

Existen 3 oficinas del GTU en la capital del país, para que puedas asistir a tu cita:

  • Sede Central de la Opsu: Se ubica en la Hoyada, en la siguiente dirección → Torre Sede del CNU, (antigua torre del Banco Caribe), Calle Este 2, Caracas 1010, Distrito Capital.
  • Sede Universidad Bolivariana de Venezuela: La encuentras en el Municipio Libertador en la dirección → Los Chaguaramos, Parroquia San Pedro. Edif. UBV, Caracas.
  • Sede Unearte: Esta sede del GTU trabaja desde la Universidad Nacional Experimental de las Artes, se ubica en Caño amarillo en la siguiente dirección → Calle Los Jabillos, Edificio UNEARTE, Caracas

Al momento de hacer la cita podrás elegir si acudirá:

  • Titular
  • Representante Legal (Cuando Alguien más te representará y llevará tus documentos ante el GTU).

Si lo hará otra persona por ti y al ser una cita tan compleja de conseguir, recomendamos blindar ese proceso llevando un poder notariado para que terceros realicen el trámite a tu nombre (No obligatorio, en nuestro caso nuestros gestores en Venezuela pueden hacer los trámites sin el poder).

Quiero saber más al respecto

Requisitos para legalizar documento Universitario en el GTU

Cuando hayas conseguido una cita en el GTU. Entonces, debes conocer los requisitos para legalizar un título universitario, los cuales debes llevar día de la cita. Estos son:

  • Los documentos originales, firmados y sellados por la máxima autoridad de la universidad donde te graduaste 
  • Debes llevar contigo 0.5 U.T en timbres fiscales para cada documento
  • No olvides llevar una fotocopia de tu cédula de identidad
  • Llevar impresa la planilla de la cita GTU
  • Hojas oficio (No se sabe exactamente cuantas hojas necesitarás, pero podrías llevar al menos una hoja oficio por cada documento).

También, te recomendamos que llegues un poco más temprano de la hora asignada, para evitar algún retraso.

➡️ Documentos Educación básica

▸ PASO 1. Solicitar el o los documentos

Tal como sucede con los documentos universitarios, debes acudir al instituto y solicitar los documentos que deberán poseer la firma del director de la institución y el sello húmedo. Aquí vas a solicitar una certificación original del título de bachiller y las notas certificadas actualizadas (siempre y cuando te hayas graduado después del año 2010).

Ahora bien, si te graduaste antes del 2010: las notas certificadas que te otorgaron, tienen un formato antiguo y deben ser actualizadas.

Para solicitar las notas en formato actualizado, tendrás que dirigirte a la unidad educativa de educación media donde estudiaste, con los siguientes documentos:

  • Notas certificadas en el formato viejo.
  • Copia de la cédula de identidad.
  • Dos estampillas (En la institución te dirán el monto de cada una).
  • Hojas blancas tipo oficio.
  • Colaboración monetaria por la impresión de las notas (Dependiendo del plantel el monto puede variar).

Por otro lado, si estudiaste en varios institutos educativos, deberás acudir a todos.

▸ PASO 2. Legalización

Todo el proceso de legalización del título de bachiller y notas certificadas se hace en la zona educativa sin previa cita, es realmente más fácil, que el procedimiento para legalizar documentos civiles en el SAREN, o para legalizar documentos universitarios en el GTU.

Solo debes tener presente, que suele ser en ocasiones un poco más lento. Llegando a demorar incluso, hasta 30 días para que te entreguen el título y las notas ya legalizadas.

Requisitos para legalizar documentos en la zona Educativa

  • Original y copia de los documentos: título y/o notas certificadas
  • 2 copias ampliadas de la cédula de identidad en la mitad de la hoja
  • 1 sobre Manila tipo oficio
  • Hojas blancas tipo oficio

Honorarios: es un servicio gratuito pero puede que, en la Zona Educativa, te puedan pedir alguna colaboración por legalizar tus documentos.

Honorarios: es un servicio gratuito

No recomendamos hacer cita para apostilla sin garantizar el proceso de GTU, ya que al ser tan compleja la asignación de ambas citas, pasa con mucha frecuencia que no logra legalizar y se pierde la cita de apostilla, ya que si el documento no está legalizado (refrendado) no se podrá apostillar.

➡️ Antecedentes penales

Sobre los antecedentes penales, tenemos una guía completa con el paso a paso para que puedas solicitarlos y apostillarlos de forma online: 

Cómo solicitar los antecedentes penales venezolanos con apostilla electrónica

🌍 Proceso de legalización y apostilla de cualquier documento para el exterior

Hasta ahora hemos hablado de cómo solicitar y legalizar de forma nacional cada documento, ahora bien, si vamos a hacer uso del mismo en el exterior debemos pasarlo por Ministerio de Relaciones Exteriores (MPPRE) para que tenga validez, esto es solicitar la apostilla de la haya si al país al que vamos aplica o legalización internacional. 

Una gran ventaja, es que la gran mayoría de los consulados de Venezuela en el mundo ofrecen el servicio de apostilla, deberás llevar eso sí, el documento previamente legalizado en original y estar dado alta previamente en ese consulado, el paso previo se le conoce como REGISTRO CONSULAR.

El procedimiento para solicitar una cita para apostillar en Venezuela o en el exterior, es exactamente el mismo, lo único que cambia es el país que eliges.

El proceso de apostilla se realiza indispensablemente con cita previa en este enlace.

El sistema solo permite ingresar el día que te corresponde según el último número de cédula.

➡️ Registrar Hijos y/o Representante

Si tienes hijos menores de edad, debes ir a la sección “Hijos e Hijas” y llenar el formulario.

Por otro lado, si ya estás fuera de Venezuela o no puedes asistir a la cita tú mismo en el consulado donde te encuentres, tienes la oportunidad de enviar a un Representante (Apoderado), para que asista a la cita por ti. Pero en este caso sí será necesario aportar un poder notariado (salvo que lo realices con gestores que no lo necesiten)

➡️ Cómo hacer la cita para apostillar

Una vez dentro de tu usuario debes ir a la opción superior que dice “Documentos”, allí debes cargar todos los documentos que vas a incluir en una sola cita. El sistema te permite cargar hasta 15 documentos para el titular o 12 para el caso de un representante legal.

La información que debes suministrar cuando pidas las citas para apostillar, varía en función de cada documento. Por eso, debes tener mucho cuidado, a la hora de ver que ingresar en cada cual.

IMPORTANTE: Debes verificar que la información cargada sea correcta, porque si no es así, rechazarán el proceso de apostilla y de igual forma debes pagarlo como si lo hubieses hecho. Además, tendrás que esperar algunas semanas para poder pedir otras citas para apostillar.

Cargado de documentos civiles:

  • Titular → Persona a quien le pertenece el documento, si es a uno de tus hijos menores, debes colocarlos a ellos como titular, si es un matrimonio o divorcio puede figurar solo uno de los dos 
  • País destino → Elegir el país al cual vas a emigrar.
  • Categoría → Legal.
  • Sub Categoría → Civil.
  • Documento Público → “Acta de Nacimiento” o “Acta de Nacimiento (CNE/CRCE)”.
  • Número de Planilla única Bancaria (PUB) → Número ubicado en la esquina superior derecha de la PUB, que dice “Número planilla”.
  • Fecha de legalización → La consigues en última página de la partida ya legalizada.
  • Organismo emisor → El organismo emisor depende del cintillo o logo de la planilla PUB del Acta de Ncimiento, el cual puede ser “Vicepresidencia de la república Bolivariana de Venezuela” o del “Ministerio del Poder Popular para Relaciones Interiores, Justicia y Paz (MPPRIJP)”.
  • Suscriptor → Es la persona que firma el documento. Para ello, debes ir a la última página de la partida legalizada y ver el nombre de la persona que firma (Director General del SAREN).
  • Finalmente, debes clicar donde dice: “Registrar”.

La opción de “Acta de Nacimiento” o “Acta de matrimonio” es para los documentos legalizados por el Saren. Por otro lado, la opción de “Acta de Nacimiento (CNE/CRCE)” o “Acta de matrimonio (CNE/CRCE)” es válida solo para los documentos emitidos por el registro civil del municipio libertador en el Distrito Capital; ya que, estos documentos se apostillan directamente sin necesidad de legalizarlos en el Saren.

Cargado de documentos de Educación básica o Universitaria:

  • Titular → Elegirte a ti mismo como titular, puesto que el documento es tuyo.
  • País destino → Elegir el país al cual planeas emigrar.
  • Categoría → Educación.
  • Sub Categoría → Educación Universitaria o Educación Básica.
  • Documento Público: → “Certificación electrónica de firma de autoridad para título en pergamino” o “Título de Bachiller” o “Certificación de Calificaciones”.
  • Fecha de expedición → La encuentras en la planilla de certificación electrónica emitida por el GTU o en el título de bachiller original, como en las notas certificadas actualizadas.
  • Número de la certificación → Número ubicado en la esquina superior derecha de la planilla de certificación electrónica del GTU, se encuentra justo debajo del código QR y de barras de la misma. (SOLO UNIVERSITARIOS)
  • Organismo emisor → Solo existe un organismo emisor, el cual es el Ministerio del Poder Popular para la Educación Universitaria (MPPEU).
  • Suscriptor → Es el nombre de la persona que firmó la certificación del GTU o Nombre del director de la Zona Educativa que firmó la legalización de los documentos.
  • Finalmente, solo tienes que dar click donde dice: “Registrar”.

Requisitos:

Los requisitos para apostillar la constancia de matrimonio son los siguientes:

  • Original y copia de la cédula de identidad (Laminada y vigente)
  • Documento original previamente legalizado por el SAREN
  • Timbre fiscal de 0.5 Unidades Tributarias (UT)
  • 2 copias de la cita electrónica emitida por el sistema
  • Original y copia del poder notariado (Solo para representantes)

Honorarios:

En Venezuela: Puedes verificar en este enlace.

En el consulado: Lo que te indique el consulado, hoy en España son 50 euros por cada documento.

➡️ ¿Cómo verificar una apostilla? 

Debes seguir los siguientes pasos:

  • Dar click en “Consulta”.
  • Ingresar la siguiente información: Número de Legalización/Apostilla; Código de Verificación y la Fecha de emisión de la misma.
  • Luego, debes clicar en “Consultar”.

De esta manera, puedes comprobar en cualquier momento, la validez tanto de la apostilla como de la legalización.

Como hemos visto aunque parecen son procesos un poco tediosos, están al alcance de todos porque siempre estará la opción que pueda acudir por ti un familiar u otro representante si ya no te encuentras en el país. La clave está como todo en planificar con tiempo la ejecución de estas actividades porque has podido valorar que no son de un día para otro y en función del trámite que vayamos a realizar vamos a necesitar el documento actualizado y ahora vamos con una observación

⌛️ Vigencia de los documentos para trámites en España

Lo limito a España porque es de donde tengo experiencia, en otros países no sabría indicarte si es la misma. 

➡️ Documentos civiles

Lo ideal es que el documento no tenga más de 12 meses desde su apostilla.

➡️ Antecedentes penales

Aunque el documento venezolano tiene una vigencia de 6 meses, se recomienda que no tenga más de 3 meses, la razón es que la gran mayoría de los países tiene una vigencia de hasta 3 meses y a fin de evitar un requerimiento innecesario se indica siempre que sea de menos de 3 meses.

➡️ Documentos de Educación básica o Universitaria

Mientras la apostilla pueda ser verificada no suelen hacer requerimientos de este documento actualizado, el problema ocurre cuando la apostilla es muy antigua y no puede ser verificada y en estos casos muchas veces será necesario volver a apostillar el documento.

🔂 ¿Se puede volver a apostillar un documento?

Varios de nuestros clientes han podido “re-apostillar” un documento en los consulados acá en España y otros que no han podido hacerlo, pero quienes no han podido ha sido principalmente por:

  • Ingresar erróneamente los datos para la cita.
  • Cuando la legalización es muy antigua y el firmante ya no figura en sistema.

Ya que solo puedes apostillar una partida de nacimiento de años anteriores, si el suscriptor (Firmante del documento) aparece en el sistema de legalización y apostilla. Puesto que, si no aparece, tendrás que legalizar el documento nuevamente en el SAREN.

Para comprobarlo, solo tienes que ingresar al sistema de legalización y apostilla y cargar la información del acta de nacimiento en la sección de «Documentos.»

Toma en cuenta que en función del trámite que vayas a realizar y/o el requerimiento que te hagan dispondrás de un tiempo determinado para hacer entrega de este documento por lo que el tiempo es clave.

Recuerda que en caso de que el tiempo sea muy breve para obtener el documento requerido, podrás solicitar una ampliación de plazos.

Esto ha sido todo por hoy 🙂

Recuerda que acá abajo tendrás un espacio para dejarnos comentarios y/o consultas, estaremos encantados de responderte y en caso de requerir alguno de nuestros servicios puedes contactarnos directamente por whatsapp +34 692 89 27 76 o por hola@legalizados.es

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Sobre el autor: Daniela Páez

De mente inquieta y friki del marketing. Responsable de que hoy hayas llegado hasta nosotros y de que la comunicación con el equipo y colaboradores fluya como agua del Orinoco.

Amigo migrante recuerda: No estás solo, estamos juntos en esto 👊

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